Bem-vindo às possibilidades do Concierge99

A partir de agora, o seu estabelecimento passa a contar com uma solução inovadora, que garante o atendimento ao público de forma imediata, com informações precisas e com o comportamento e tom de voz que você definir.

O Concierge99 responde seu público pelo site, WhatsApp e Instagram. Ele tira dúvidas, informa sobre eventos, gerencia suas reservas e fornece todo tipo de informações sobre o estabelecimento (inclusive achados e perdidos).

Nunca mais você perderá clientes por falta de atendimento ou demora em responder. E sua equipe pode explorar toda a potencialidade do Concierge99 para estreitar o relacionamento com seu público e aumentar receitas.

O App Concierge99

O App Concierge99 é a área interna de gestão do estabelecimento. Nele, a equipe consulta, cadastra e atualiza informações que podem ser usadas tanto na operação diária quanto pelo agente de atendimento automatizado.

O sistema foi estruturado em três módulos principais:

Reservas
Eventos
Achados e Perdidos

Como acessar o App Concierge99

O App Concierge99 pode ser acessado pelo celular ou pelo computador, usando sempre o e-mail autorizado.

Pelo celular

Abra este link no seu navegador: https://www.appsheet.com/start/a5f003d3-e55a-4c6d-becf-cdd0f77e8622 

No Chrome 

1. Abra o link do App Concierge99 no Google Chrome.
2. Faça login com o e-mail autorizado e…

Se Android

1. Toque nos três pontinhos no canto superior direito.
2. Selecione Adicionar à tela inicial.
3. Confirme o nome do atalho e toque em Adicionar.

Se iPhone

1. Toque no ícone de compartilhar, à direita da barra de endereço.
2. Selecione Adicionar à Tela de Início.
3. Toque em Adicionar.

No Safari (iOS)

1. Abra o link do App Concierge99 no Safari.
2. Faça login com o e-mail autorizado, se solicitado.
3. Toque no botão de compartilhar.
4. Selecione Adicionar à Tela de Início.
5. Confirme o nome do atalho e toque em Adicionar.

O ícone do app ficará disponível na tela inicial do celular.

Pelo computador

1. Abra o link https://www.appsheet.com/start/a5f003d3-e55a-4c6d-becf-cdd0f77e8622 
2. Faça login com o e-mail autorizado.
3. Use o app normalmente pelo navegador, preferencialmente no Google Chrome.

Caso o app não apareça, confirme se está usando o e-mail correto.

1. Formas de navegação

O aplicativo possui duas formas principais de acesso às informações.

Menu lateral

O menu lateral dá acesso às listagens completas:

• Todas as Reservas
• Todos os Eventos
• Todos os Achados
• Exceções
• Horários
• Período
• Mesas
• Sobre

Essa área é indicada para consulta ampla, revisão de cadastros e gestão completa dos registros.

Botões inferiores (App)

Os botões inferiores servem para a operação rápida do dia a dia:

• Reservas: exibe as próximas reservas.
  
• Eventos: exibe os próximos eventos.
  
• Achados: exibe apenas os itens com status guardado.

Na prática, o menu lateral mostra tudo. Os botões inferiores mostram o que exige acompanhamento mais imediato.

ATENÇÃO: na exibição pelo computador os botões são exibidos no início do menu lateral.

2. Cadastro de novos registros

O botão com símbolo de + permite adicionar novos registros.

Dependendo da tela acessada, ele pode ser usado para cadastrar:

• nova reserva;
  
• novo evento;
  
• novo item encontrado.

O cadastro manual de reservas é uma função importante do App. Ele permite que a equipe registre reservas feitas presencialmente, por telefone ou por qualquer canal fora do agente automatizado.

3. Reservas

O módulo de Reservas centraliza os registros de reservas do estabelecimento feitas pelo agente ou manualmente.

A equipe deve acompanhar principalmente a tela de próximas reservas, acessada pelo botão inferior Reservas.

Cada reserva contém informações como nome do cliente, telefone, data, horário, quantidade de pessoas, período, setor, mesa e observações. Algumas são obrigatórias.

Reservas manuais

Além das reservas feitas com apoio do agente, pelo botão “+” exibido na listagem, a equipe pode cadastrar reservas manualmente pelo App. Isso garante que todas as reservas fiquem centralizadas no mesmo sistema.

Mesas e capacidades

As mesas são cadastradas com três parâmetros de capacidade:

• Capacidade regular: número ideal de pessoas para aquela mesa.
  
• Capacidade mínima: menor número aceito para reservas na mesa.
  
• Capacidade máxima: limite máximo aceitável para acomodação.

Essa lógica ajuda o agente e a equipe a entenderem qual mesa é mais adequada para cada reserva.

Regras e módulos de junção

Quando um cliente solicita uma reserva acima da capacidade de uma única mesa, o agente pode considerar regras de junção, que são definidas nas configurações iniciais do seu Concierge99.

Essas regras indicam quais mesas podem ser combinadas para atender grupos maiores. Os módulos de junção organizam essas possibilidades, evitando confirmações incompatíveis com a estrutura física do estabelecimento.

Exemplo: se uma mesa comporta até 4 pessoas, mas há uma solicitação para 8, o agente poderá verificar se existe uma combinação permitida de mesas para atender esse grupo. Ele priorizará uma junção de mesas que otimize a ocupação e permita junções futuras em um mesmo bloco. 

4. Eventos

O módulo de Eventos reúne a programação cadastrada pelo estabelecimento.

Cada evento deve conter, sempre que possível:

• título;
  
• data;
  
• horário;
  
• descrição;
  
• local ou setor, quando aplicável;
  
• link de ingresso, cardápio, regulamento ou divulgação.

Ao cadastrar um evento, o sistema criará automaticamente um evento do Calendário Google. O link deste evento é salvo internamente e pode ser usado pelo agente para oferecer um lembrete aos seus clientes.

Promoções vinculadas a datas

Promoções associadas a dias ou horários específicos devem ser inseridas na descrição dos eventos correspondentes.

Exemplo: se há rodada dupla de chopp toda quinta-feira, de 19h às 21h, essa informação deve constar nas informações gerais fornecidas durante as configurações iniciais e também na descrição dos eventos cadastrados para as quintas-feiras.

Isso permite que o agente responda de forma mais completa quando o cliente perguntar sobre a programação, promoções ou benefícios do dia.

5. Achados e Perdidos

O módulo de Achados e Perdidos serve para registrar objetos encontrados no estabelecimento.

A tela inferior Achados mostra apenas os itens com status guardado, ou seja, aqueles que ainda estão disponíveis para retirada.

Ao cadastrar um item, a equipe deve informar características úteis para identificação, como:

• tipo do objeto;
  
• cor;
  
• marca, quando visível;
  
• material;
  
• detalhes específicos;
  
• data em que foi encontrado;
  
• status atual.

O campo local existe para uso interno da equipe, indicando onde o item foi encontrado ou armazenado, não considerado pelo agente..

Exemplo de descrição adequada:

Carteira preta de couro, com zíper, contendo detalhe metálico na parte frontal.

Quanto mais objetiva e detalhada for a descrição, maior a chance de identificação correta.

Bases de conhecimento do agente

O agente do Concierge99 responde com base em duas fontes principais de informação.

1. Sistema

São os dados cadastrados no App, como:

• reservas;
  
• eventos;
  
• achados e perdidos;
  
• horários;
  
• períodos;
  
• mesas;
  
• exceções;
  
• regras de funcionamento operacional.

Essas informações devem ser mantidas atualizadas pela equipe.

2. Informações permanentes do estabelecimento

São informações fornecidas na configuração inicial do Concierge99, como:

• apresentação do estabelecimento;
  
• endereço;
  
• pontos de referência;
  
• horários gerais;
  
• regras da casa;
  
• políticas de reserva;
  
• formas e regras de contato;
  
• orientações de chegada;
  
• características do ambiente;
  
• restrições ou condições especiais;

Quanto mais completas forem essas informações, mais natural, útil e humanizada será a resposta do agente.

Exemplo: em vez de informar apenas o endereço, é melhor incluir também um ponto de referência, como “próximo à Praça X” ou “ao lado do estacionamento Y”.

Funcionamento básico do agente

O agente é o assistente automatizado de atendimento que utiliza modelos treinados de Inteligência Artificial para interagir com o público no Instagram, Whatsapp ou site do cliente. 

Ele pode responder sobre:

• reservas;
  
• eventos;
  
• achados e perdidos;
  
• horários;
  
• localização;
  
• regras da casa;
  
• informações gerais.

O App é a base de gestão. O agente é a interface de atendimento com o público.

Na prática:

• a equipe cadastra e atualiza informações no App;
  
• o Concierge99 utiliza essas informações no atendimento;
  
• o agente responde ao cliente com base no que está registrado
  
• e gerencia as reservas com base nas configurações e regras;
  
• a equipe acompanha e atualiza os dados sempre que necessário.

Se as informações estiverem incompletas, desatualizadas ou confusas, o agente poderá ter dificuldade para responder corretamente.

8. Quando acionar a equipe humana

O agente deve apoiar o atendimento, mas não substitui a equipe em situações que exigem decisão, exceção ou análise específica.

A equipe deve assumir ou avaliar o atendimento quando houver:

• reclamação;
• pedido de exceção;
• conflito de informações;
• solicitação fora das regras cadastradas;
• dúvida sensível;
• pedido direto por atendimento humano;
• situações específicas previamente definidas nas configurações.

Boas práticas de uso

• Mantenha reservas, eventos e achados sempre atualizados.
• Cadastre manualmente reservas recebidas fora do agente.
• Revise eventos futuros com frequência.
• Inclua promoções específicas dentro da descrição dos eventos correspondentes.
• Descreva itens encontrados com clareza, sem depender do local onde o cliente perdeu o objeto.
• Atualize horários, exceções e regras sempre que houver mudança.
• Forneça informações permanentes completas sobre o estabelecimento nas configurações iniciais.
• Use os botões inferiores para a rotina diária e o menu lateral para consultas completas.